南宁师范大学2026 年纸质档案数字化扫描加工服务项目询价公告

为做好我校档案数字化服务前期筹备工作，现对档案数字化服务项目开展公开询价。本次询价仅用于市场价格调研、服务需求核实及经费预算测算，不属于招标采购行为，我校不承诺必然实施采购，亦不向报价单位授予任何合同权利或形成中标/ 成交效力。欢迎具备相应资质的单位积极参与报价，具体事项公告如下：

一、项目基本信息

（一）项目名称

南宁师范大学2026 年档案馆纸质档案数字化扫描加工服务项目

（二）项目地点

南宁师范大学档案馆（明秀校区鸿远楼5 楼）

（三）项目概况

本项目核心目标是完成学校存量纸质档案的数字化转型，实现档案资源的规范化管理、安全存储与高效利用。项目涵盖多规格纸质档案的数字化全流程处理，预估加工规模明确如下：A4 幅面档案扫描不少于 30万页，A3 幅面档案扫描不少于 2 万页，档案检查著录目录不少于2 万条，实际工作量以现场清点确认的数量为准。

（四）项目工期

采购合同签订后7 日内供应商进场开展工作，2026 年 11 月 15 日前需完成全部档案数字化加工、质检、移交及实体档案归还等工作，确保通过校方最终验收。

（五）项目预算

本项目总预算金额不超过18 万元，报价需包含档案加工全流程的人工费、设备使用费、耗材费、税费、运费及售后服务等一切相关费用，任何拆分报价或超出预算的报价均视为无效报价。

二、供应商资格要求

（一）基本资格条件

1.具有独立承担民事责任的能力，持有有效的法人营业执照。

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，需提供加盖公章的相关承诺函。

3.具有履行合同所必需的专业设备（如专业扫描仪、图像处理工作站等）和技术团队，能保障项目按质按期完成。

4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，提供近三个月缴纳凭证（复印件加盖公章）。

5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中无重大违法记录，提供书面承诺函。

6.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的其他条件。

（二）特定资格条件

1.营业执照经营范围需包含档案数字化加工相关内容，且具备对应的档案数字化加工资质。

2.本项目不接受联合体投标，中标后不得分包、转包，需提供专项承诺函。

三、项目服务内容及技术标准

（一）核心服务环节

项目全程涵盖调档交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、元数据采集、图像质检、目录著录、数据备份及移交、实体档案归还九大核心环节，各环节需形成完整的交接记录与工作台账，确保流程可追溯。

（二）执行标准规范

1.《中华人民共和国档案法》（2020年国家主席令第47号）

2.《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年）

3.《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）

4.《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）

5.《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）

6.《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）

7.《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77-2019）

8.《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）

9.《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

10.南宁师范大学档案管理相关内部规定

（三）供应商各环节质量要求

1.调档交接：供应商需指定专人与校方对接，按双方共同制定的计划分批次调档，共同清点核对档案及资料，明确交接明细并签署移交记录，确保档案交接无遗漏、无差错。

2.档案前处理：扫描前逐卷、逐份核实档案，区分扫描件与非扫描件，处理缺页、倒页、漏号、重号、错号等问题；对折皱档案进行压平处理，拆除影响扫描的装订物（需保护档案不受损害）。同时完成三项关键工作：一是梳理目录数据，修正与实体不符的案卷题名、文件名等信息并注明原因；二是填写前处理登记表单，记录每份文件起始页号及页数；三是编制《纸质档案整理勘误表》，随实体档案移交时提交，否则校方不予接收。

3.档案扫描：根据档案幅面选择适配扫描仪，主要采用平板扫描方式；A4、A3幅面分别对应规格设备，学生卡片正反面扫描后需拼接为单张A4幅面（按2页A4幅面计）。色彩模式统一采用彩色扫描，最大限度保留档案原貌；扫描分辨率不低于300dpi，文字偏小、密集或清晰度较差的档案可提升至600dpi及以上。扫描成果保存为JPG（单页）和双层PDF（按文件内容合并，如完整合同）两种格式，同时填写加工流水表单，核对扫描页数与前处理登记页数，不一致时需注明原因并经校方审核同意。

4.图像处理：确保图像与原档案页码顺序一致，无压边、倾斜、扭曲、比例变形、漏扫、重扫、多扫等问题，淡铅笔印痕需保留扫描效果。具体处理要求包括：纠偏至视觉无明显偏斜；去污时保留档案原有褪变斑点、水渍等痕迹，仅去除黑点、黑线等杂质；分幅扫描图像拼接需平滑无痕迹、信息完整；字迹洇透需进行锐化处理，图像深浅不一需调整平衡；裁边需保留2-3毫米页边距，避免裁切有效信息。

5.元数据采集：制定详尽采集策略，全面收集数字化时间、数字化对象描述、授权许可详情、色彩空间配置、扫描分辨率、存储格式及路径、设备与软件信息等关键元数据，确保元数据准确完整，与档案实体及数字图像一一对应，并在项目验收前提交完整元数据资料。

6.图像数据质检：供应商需指定专人开展自检，重点检查图像完整性、清晰度、排列顺序及处理质量，对不合格项及时整改并填写质检记录。自检合格后提交校方抽检，确保扫描图像无失真、无遗漏，处理效果符合标准。

7.目录著录与质量控制：按校方规范命名档号，补充完善档号、表头题名等字段信息；录取名册类档案需将同一页学生名字录入同一个题名字段（单字段最多约20个名字），确保索引数据与纸质档案准确匹配。校方负责监督审核扫描数据及著录信息，成品验收要求图像准确率100%（顺序准确、无多页少页、图文挂接准确）、索引数据匹配准确率100%，否则校方有权要求重做。

8.数据移交：验收合格的数据需备份至校方提供的移动硬盘，一式三份，存储内容包括电子档案、目录文件、说明文件及原始数据等。数据不得加密，需通过常规软件正常打开，确保信息完整、文件数量准确。数字化成果（含数字档案、电子目录、统计资料等）所有权归校方所有，供应商需完整移交全部相关资料。

9.实体档案归还：供应商需逐卷清点待归还档案，检查数量、卷内文件目录、页数顺序及装订情况，确保无丢失、损坏、圈划或涂改（严重情况将追究法律责任），顺序错误需无条件整改，合格率要求100%。归还时需随同提交扫描加工流程汇总报表和工作日志表，办理移交记录并经校方确认。

（四）核心技术参数明细

1.档案数字化处理的技术参数及要求按照国家档案局和广西区档案局有关数字化的标准实施。

2.扫描影像的顺序与纸质档案要保持4个统一性，即案件编号与扫描的案卷一致、卷宗封面信息与卷内容一致、卷内目录页码与卷内页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。若发现有漏扫或扫描不合格的影像要及时反馈给扫描数字化人员更正。

3.扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，尽可能保持档案的原文原貌。影像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率不得低于300dpi、照片档案扫描使用彩色TIF格式的分辨率不得低于600dpi。

4.数据提交。完成扫描服务后，形成的数据成品有：根据交接清单提交规范编目3套单盘装档案级DVD光盘备份数字化成果，单盘刻录容量少于光盘总容量90%。档案数字化加工后的全部电子影像、电子目录以及形成的纸质资料所有权属招标单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应经规范整理后完整移交。

5.档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

6.扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

7.档案数字化服务费用单价为A4幅面普通纸张，纸张小于A4幅面的按A4算，A3按2张A4幅面计算，A2按4张A4幅面计算，A1按8张A4幅面计算，A0按16张A4幅面计算，依此类推。

8.将扫描影像与档案目录数据批量挂接至采购人指定的档案管理系统。挂接应采用计算机批量处理方式完成。需满足以下要求：电子影像数据准确、索引数据准确且与纸质档案一致；档案号命名规范；图片命名及组成符合采购人档案管理系统相关要求，确保挂接正确率、检索成功率与显示成功率均达到100%。供应商对挂接结果开展全面自查校验，形成《数据挂接校验报告》，明确校验结论、发现问题及整改措施，校验合格后方可提交采购人审核。如挂接存在错误，应及时整改并重新校验，直至全部符合要求。

四、安全保密与人员要求

（一）安全保密要求

供应商需制定并执行数字化安全保密制度，涵盖档案实体交接、加工过程管理、成果验收与交接、存储介质管理等全流程操作规范。

供应商需履行保密义务：不得泄露、传播校方保密信息；不得将档案实体、信息及相关清单带离服务场地；非经校方允许，不得带入无关人员及物品，不得丢失、损坏档案及载体；数据处理方式需经校方许可，不得擅自修改、复制保密信息；加工电脑USB口必须屏蔽，严禁通过邮件、优盘等方式携带保密信息出指定场所。

供应商需与校方签订《安全保密协议书》，所有工作人员签订《保密责任书》，并提交身份证及相关证件复印件供校方审核备案。

档案交接需由校方专职档案人员与供应商现场负责人在工作区域内完成，并有书面记录；工作人员进出工作区域需两人以上同行，加工场地严禁进食、吸烟及携带火源。

（二）工作人员要求

9.供应商需配备相对稳定的项目团队，指定1名专职负责人、1名数字化加工工作负责人及专人负责安全保密工作。

10.所有工作人员需统一挂牌上岗，负责人需随时与校方沟通项目情况；工作人员需提供本人身份证明并签订保密承诺书。

五、报价及响应文件要求

（一）报价要求

1.报价需按项目整体报价，包含所有服务环节费用（人工费、设备费、税费等），不得拆分报价。

2.报价文件需加盖供应商公章，注明报价日期、项目负责人及联系方式。

3.报价一经提交，在报价有效期内不得更改，有效期自报价截止日起不少于90天。

（二）响应文件组成及格式

1.资格证明文件

1.资格证明文件封面（注明项目名称、供应商名称、日期并加盖公章）

2.有效法人营业执照复印件（加盖公章）

3.法人有效身份证复印件（委托他人办理需提供加盖公章的委托书及委托代理人身份证复印件）

4.良好商业信誉和健全财务会计制度的承诺函（加盖公章）

5.近三年无重大违法记录的承诺函（加盖公章）

6.不分包转包承诺函（加盖公章）

2.商务文件

1.商务文件封面（注明项目名称、供应商名称、日期并加盖公章）

2.报价表（按指定格式填写，加盖公章）

3.近三年类似档案数字化项目业绩证明（含合同复印件，注明扫描量）

3.技术文件

1.技术文件封面（注明项目名称、供应商名称、日期并加盖公章）

2.项目实施方案（含人员配置、设备清单、进度计划、质量保障措施、安全保密方案）

3.售后服务方案（含响应时间、服务内容）

（三）文件编制说明

1.响应文件需按上述顺序装订，一式一份，每页加盖公章，密封在一个信封（或文件袋）内，确保不露报价文件内容。

2.所有复印件需清晰可辨，资料不齐全或不符合要求的，视为无效报价。

3.供应商需提前到现场查看档案实体情况，确保报价符合项目实际需求。

六、报价方式及时间

1.报价方式：供应商需将密封完好的响应文件通过邮寄或现场送达指定地点，密封件需加盖骑缝章。

2.报价截止时间：2026年5月9日17:00，逾期送达或未按要求密封的响应文件不予接收。

3.递交地址：南宁市西乡塘区明秀东路175号南宁师范大学档案馆（鸿远楼506）。

4.联系人及电话：陈老师，0771-3908354。

5.发布公告的媒介：南宁师范大学档案馆官网主页。

七、验收及售后服务

（一）验收标准及流程

1.验收依据：本文件规定的技术要求、国家相关标准及校方内部管理规定。

2.验收流程：供应商自检合格后，提交《纸质档案数字化自检登记表》及相关资料，校方以抽检方式验收（抽检比率10%-20%）。

3.抽检合格标准：

4.档案装订还原差错率≤1‰；

5.扫描图像漏扫率≤0.2‰；

6.图像质量完好率≥99%；

7.数据挂接正确率100%；

8.档案原始材料100%不缺失；

9.其他项目合格率≥98%。

10.验收结果：抽检合格率≥98%（含98%）视为验收通过；低于98%则需全部发回重新自检，直至符合要求。验收合格后，双方共同出具验收报告。

11.特殊要求：验收完成后，供应商不得保存校方任何电子档案数据，加工场地的计算机硬盘需交由校方所有，不得带离现场。

（二）售后服务要求

1.响应时间：接到校方问题通知后8小时内响应，必要时24小时内到达现场处理。

2.服务内容：项目范围内数字化成果不符合要求的，供应商需提供免费返工服务，包括重新扫描、装订、著录等。

八、其他事项

1.供应商需现场查看档案实体情况，充分了解项目需求及风险，相关考察费用自理。

2.校方仅提供场地和桌椅，扫描设备、计算机、数字化加工软件、硬盘及耗材等均由供应商自行提供，并在规定时间内完成设备、人力配置。

3.为保障数据安全，供应商需在项目开始时现场开封使用新的电脑硬盘，项目结束后将该硬盘移交校方，并对其他相关硬件设备中的项目数据进行现场格式化。

4.项目验收合格后，校方收到供应商开具的有效发票后，按合同内容支付款项。

5.本项目相关公告及补充通知将通过南宁师范大学档案馆官网发布，供应商应随时关注，未及时获取信息导致的后果自行承担。

6.本采购文件最终解释权归南宁师范大学所有。

九、档案数字化验收评分表模板

十、违约责任

（一）服务质量不符合约定标准的，采购方有权要求供应商无偿返工、重新处理，直至达到约定质量要求，由此产生的全部费用由供应商承担。（二）因供应商自身原因导致项目延期完工的，由供应商承担全部违约责任，并赔偿采购方因此遭受的实际损失。（三）供应商在档案加工过程中造成档案损毁、丢失，或擅自将档案带离加工场地、私自复制、传播、泄露采购方档案信息的，供应商须承担全部损害赔偿责任；采购方将依法追究其经济责任，涉嫌违法犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。（四）供应商因自身原因，3 个月内未完成项目总进度 50% 及以上，或服务质量未达到合同约定标准、经发包方考核不合格的，均视为严重违约，发包方有权依据合同约定单方解除合同，相关责任与损失由供应商自行承担。

附件1：报价表

                                                             南宁师范大学档案馆

                                                                2026年5月7日

附件1：                              

报价表

序号	服务名称	服务内容	单位	数量 （估计量）	单价（元）	合计（元）	备注
1	档案扫描数字化（不包含基建图纸）	A1-A3幅面（高扫）	页	20000			包含档案前处理、档案扫描、图像处理、元数据采集、数据质检、装订、装盒等，保存为JPG和双层PDF格式（合并文件）。
2		A4幅面（高扫）	页	300000
3	补充修改目录	主要对无目录的档案进行录入	条	30000			无目录情况，需要进行补充录入
	合计（元）						总价不超过18万元